Unsere Dokumenten Management Systeme im Einsatz
Entdecken Sie die vielfältigen Möglichkeiten für Ihr Unternehmen
Mit unseren Dokumenten-Management-Systemen erhalten Sie eine moderne
Lösung, um Ihre Dokumente dauerhaft und sicher zu archiveren sowie alle
dazugehörigen Prozesse zu optimieren. Ein klassisches Beispiel für eine
solche Optimierung ist die vollautomatisierte Verarbeitung von
Eingangsrechnungen.
Einen ersten Überblick über die möglichen Einsatzbereiche eines DMS-Systems erhalten Sie auf dieser Seite. Gerne stehen Ihnen unsere erfahrenen Experten auch persönlich per Telefon oder in einem kostenlosen, unverbindlichen Beratungstermin zur Verfügung.
Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen sind selten ein Grund zur Freude, aber fallen doch in jedem Unternehmen an. Damit sich der Bearbeitungsaufwand hierbei für Sie reduziert, unterstützen Sie ein DMS von der Digitalisierung der Belege bin hin zur Buchung in Ihrem führenden System.
Automatische Rechnungsverarbeitung und Fristenkontrolle
Unsere Lösungen erfassen Ihre Eingangsrechnung digital und stempeln diese automatisch, egal ob sie per Post oder E-Mail eingehen. Durch die professionelle Belegerkennung werden die Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und die Rechnung entsprechend Ihrer vom System vorgenommenen Klassifizierung prozessorientiert abgelegt.
Über die Klassifizierung wird das Dokument im Anschluss einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen, die sich um die entsprechende Bearbeitung kümmern. Hinterlegte Fristen und Vertreterregelungen sorgen dafür, dass keine Eingangsrechnung mehr unbearbeitet liegen bleibt. Kein Skonto bleibt dadurch ungenutzt!
- Individuelle Freigabeprozesse konfigurierbar
- Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten
- Fristenkontrolle zur 100%-igen Einhaltung
- Direktverbuchungen in der FiBu möglich
- Zeit & Kosten sparen durch schnellere Bearbeitung
Vertragsverwaltung
Mit der automatischen DMS Vertragsverwaltung behalten Sie Ihre Verträge jederzeit im Überblick und unter Kontrolle. Miet-, Leasing-, Arbeits-, Wartungs- und Kaufverträge werden im DMS sicher und rechtskonform archiviert und stehen den befugten Mitarbeitern auch über den WebViewer von unterwegs zur Verfügung. Dies sorgt für eine höhere Transparenz und Effizienz.
Verträge rechtzeitig optimieren
Durch die Fristenüberwachung in der DMS Vertragverwaltung werden Sie rechtzeitig an das Vertragsende erinnert, um in die Verhandlungen mit Ihren Vertragspartnern zu gehen und immer die besten Konditionen für Sie herauszuholen.
- Kosten sparen dank Fristenüberwachung
- Verträge schnell finden, auch über Volltextrecherche
- Individuelles Berechtigungskonzept
- Sensible Daten sicher archivieren (TÜV-zertifiziert)
- Strukturierte (Wiederlage-)Workflows
E-Akten
Akten sind das A und O einer jeden Unternehmensverwaltung, denn sie
bündeln Dokumente zur Arbeitserleichterung nach Kategorien:
Personalakte, Kundenakten, Lieferantenakten, Projektakten usw.
Und da viele Dokumente oftmals mehreren Akten zugeordnet werden können,
kopiert man diese in der analogen Welt häufig mehrfach und legt sie den entsprechenden Akten bei.
Nachträgliche, auch wichtige Vermerke werden in der Regel dann aber nur noch auf einem
Exemplar zu sehen sein.
Dokumente einfacher finden und bearbeiten
In unseren DMS-Lösungen werden Ihre Dokumenten virtuell in allen relevanten E-Akten abgelegt. Von jeder E-Akte aus haben Ihre autorisierten Mitarbeiter im Anschluss Zugriff auf ein und dasselbe Dokument und somit auch Einblick auf alle Vermerke, egal über welche Akte man diese gesetzt hat. Zudem sind alle Bearbeitungen (Vermerke, Stempel, Notizen etc.) ein- und ausblendbar, so dass das Dokument auch rechtlich sicher immer im Original vorhanden ist.
- Zentraler, paralleler Zugriff für alle Mitarbeiter
- Automatische Aktenbildung
- Einfache Dokumentenzuordnung
- Keine Mehrfachspeicherung notwendig
- klar strukturierter Zugriff per Rechteverwaltung
E-Mail-Archivierung
Der Schriftverkehr im Arbeitsalltag läuft mittlerweile nahezu
komplett elektronisch ab. Doch, wie auch schon beim analogen
Schriftverkehr, gelten rechtliche Aufbewahrungsfristen, die zwingend
von den Unternehmen eingehalten werden müssen.
HGB, AO und GoBD sind einige der Regelwerke, die diese Aufbewahrungsfristen regeln und wenn auch nicht immer direkt ersichtlich, müssen viele Ihrer E-Mails entsprechend archiviert werden. Denn oftmals sind die per E-Mail weitergereichten Informationen steuerrelevant und müssen daher nach §147 Abs. 1 der Abgabenordnung elektronisch aufbewahrt werden und jederzeit verfügbar sein. Letztendlich können mit einer sauberen E-Mail-Archivierung auch Ihre innerbetrieblichen Prozesse optimieren.
DMS-MailArchiv und DMS-MailAddIn als Lösung für saubere E-Mail-Archivierung
Nutzen Sie ein DMS-MailArchiv für die serverseitige Archivierung Ihrer E-Mails- automatisch und rechtskonform. Das Auslösen eines Workflows im Anschluss hilft Ihnen, Ihre Prozesse noch flüssiger und effizienter zu gestalten.
Das DMS-MailAddIn fügt sich nahtlos in Ihren E-Mail Client und gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Mails mit nur einem Mausklick manuell zu archivieren. In Kombination von MailArchiv und MailAddIn verfügen Sie über eine Archivierung, bei der Ihnen keine Mails mehr verloren gehen.
- Rechtskonforme Archivierung aller E-Mails
- Automatische Zuordnung zu Kunde, Projekt,...
- Überwachung von Postfächern mit definierten Workflows (z.B. Anfragen, Bewerbungen, usw.)
- Optional: Anlagen separat archivieren (z.B. Rechnungen)
Digitale Personalakte
Der Bereich Human Ressources gehört zu den Bereichen, in denen nicht nur eine Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten erstellt werden, sondern diese auch regelmäßig schnell abrufbar sein müssen: Lohnabrechnungen, Krankmeldungen, Überstundenlisten, Reisekostenabrechnungen oder Bewerbungen, um nur einige zu nennen. Die Sensibilität der Daten und die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für viele der genannten Dokumentenarten machen den Bereich zudem besonders schützenswert.
Mit digitalen Personalakten Zeit, Platz und Geld sparen
Mit unseren DMS Lösungen bilden Sie schnell und einfach (auch vollautomatisch) digitale Personalakten, die im TÜV-zertifizierten Archiv sicher und rechtskonform dauerhaft abgelegt sind. Durch die integrierte Suchfunktion mit Volltextrecherche erhalten Sie schnell Zugriff auf alle benötigten Dokumente. In Verbindung mit dem Workflowmanagement automatisieren Sie alle Routinearbeiten in Ihrer Personalabteilung und erhalten ein Tool zur zentralen Verwaltung aller Dokumente aus dem Personalbereich.
- Automatische Übernahme von Dokumenten
- Automatische Aktenbildung & Dokumentenzuordnung
- Klar strukturierter Zugriff durch Rechteverwaltung
- Bewerbermanagement inkl. Workflow
- Auch für Personaldienstleister geeignet
ERHARDT BÜROWELT- Ihr DMS-Partner aus der Region
Von Mannheim bis Offenburg, von Landau bis Pforzheim. Die regionale
Nähe zu unseren Kunden ist ein absoluter Mehrwert unserers
Betreuungsangebots. Nicht nur Remote aus der Ferne sind wir schnell für
unsere Kunden da - innerhalb kürzester Zeit
sind wir auch schnell bei Ihnen vor Ort, um Ihnen bei Fragen oder Problemen
weiterzuhelfen.
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Mitarbeiter
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Kunden in der Erhardt-Gruppe
178
Jahre erfolgreich am Markt
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