INTERVIEW
PRODUKTIVITÄT BEGINNT IM MEETINGRAUM

Carsten Urbanski, Chief Technology Officer (CTO) | IT & Digitalisierung der AfB gGmbH, und unser Geschäftsführer Marc Fischer: Ein Gespräch darüber, warum Konferenzraumtechnik heute geschäftskritisch ist und warum moderne Meetingräume mehr brauchen als gute Hardware.

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27. April 2026

Warum IT-Verantwortliche den Meetingraum neu bewerten müssen

Moderne Conferencing-Lösungen bestimmen heute maßgeblich über Produktivität, die Qualität der Zusammenarbeit und die Effizienz von Meetings. Doch in vielen Unternehmen ist die Konferenzraumtechnik veraltet, kompliziert zu bedienen oder funktioniert schlichtweg nicht zuverlässig. Hoher interner Supportaufwand, verlorene Arbeitszeit und frustrierte Mitarbeitende sind die Folge.

Warum aber werden Meetingräume trotz ihrer strategischen Relevanz häufig so stiefmütterlich behandelt? Und wie lässt sich dieser wiederkehrende Produktivitätsverlust endlich professionell und verlässlich beheben?

Marc: Carsten, als CTO kümmerst Du dich um alles, was mit Infrastruktur zu tun hat. Dazu gehören auch Meetingräume. Wo früher ein Bildschirm und ein Beamer ausreichend waren, sprechen wir heute über hybride Setups, Audioarchitektur, KI-gestützte Funktionen und nahtlose Nutzererlebnisse. Warum braucht es diesen Entwicklungsschritt für gut funktionierende Meetings und wie beeinflusst das den Alltag von Unternehmen wie der AfB gGmbH?

Carsten: Meetings sind bei uns – wie in den meisten Organisationen – ein zentraler Bestandteil des täglichen Arbeitens. Wir haben mehrere Standorte und Mitarbeitende im Homeoffice, unsere Kunden sitzen überall in Europa. Hybride Meetings gehören also einfach dazu. Klar ist: Wenn die Meetingtechnik nicht zuverlässig funktioniert, kostet das sofort Produktivität.

Die AfB GmbH ist Europas größtes gemeinnütziges IT‑Unternehmen und kombiniert ökologische Nachhaltigkeit mit sozialem Engagement. Das Unternehmen spezialisiert sich auf die Wiederaufbereitung und Wiedervermarktung gebrauchter IT‑Hardware und schafft dabei inklusive Arbeitsplätze. Durch professionelle Datenlöschung, zertifizierte Prozesse und hochwertige Refurbishing‑Standards trägt AfB dazu bei, Elektroschrott zu reduzieren, Ressourcen zu schonen und Unternehmen bei ihrer nachhaltigen IT‑Strategie zu unterstützen.

Marc: Was führt denn dazu, dass Meetingtechnik so oft nicht zuverlässig funktioniert? Und warum scheinen Meetingräume – anders als Laptops oder Server – für viele IT-Verantwortliche immer noch ein Spezialfall zu sein, der nicht so konsequent mitgedacht wird?

Carsten: Meetingräume sind ein echtes Spezialthema. Und zwar eines, das leicht unterschätzt wird. Viele Räume sind technisch überholt, historisch wild gewachsen oder werden nicht als klassische Infrastruktur wahrgenommen. Dadurch werden sie oft vernachlässigt. Die Realität sieht dann in vielen Organisationen so aus:

Jeder Raum ist anders ausgestattet
Hardware wird oft zusammengewürfelt und nur punktuell nachgerüstet
Es fehlen passende Kabel, Adapter oder wichtige Komponenten wie Mikrofone
Nutzer treffen in jedem Raum auf unterschiedliche Systeme und müssen sich ständig neu einarbeiten

Das führt dann dazu, dass die IT wegen jeder Kleinigkeit gerufen wird. Die Themen sind dabei meist dieselben: Mikro funktioniert nicht, die Kamera wird nicht erkannt, Softwareupdate fehlt. Solche Dinge klingen banal, binden aber schnell deutlich mehr Ressourcen, als man zunächst denkt.

Konferenzraumtechnik heute und morgen

Marc: Du hast Dich für die AfB gGmbH intensiv mit moderner Konferenzraumtechnik auseinandergesetzt. Was sind aus Deiner Sicht die wichtigsten Erfolgsfaktoren, damit (hybride) Zusammenarbeit ermöglicht, die IT entlastet und ein professioneller Auftritt gewährleistet wird?

Carsten: Für mich sind es vor allem diese vier entscheidenden Punkte:

Standardisierung: Es braucht die gleiche Bedienlogik und dieselbe Qualität in jedem Raum.
Professionelle Inbetriebnahme: Der Raum muss vermessen, die Akustik auf die Systeme abgestimmt und Hardware sauber installiert werden. Auch die Software muss konfiguriert und Mitarbeitende kurz eingewiesen werden.
Kein zusätzlicher IT-Aufwand: Die Technik in den Räumen muss einfach funktionieren, ohne dass interne Kapazitäten gebunden werden.
Zukunftssicherheit: Sowohl technisch als auch organisatorisch. Das bedarf regelmäßiger Updates und Hardware-Refreshs.

TIPP: Managed Services sind aus Bereichen wie IT‑Security oder Client‑Management nicht mehr wegzudenken. Dort stehen sie für planbare Kosten, zuverlässigen Betrieb und echte Entlastung interner Teams.

Im Bereich Conferencing hingegen ist dieser Ansatz noch wenig verbreitet. Dabei verursachen gerade Meetingräume enorme Aufwände: Schlechte Video- und Audioqualität, Konnektivitätsprobleme, Kabelsalat und uneinheitliche Nutzererlebnisse führen zu unzähligen Support-Tickets, ziehen Meetings unnötig in die Länge und können den professionellen Eindruck von Unternehmen schnell trüben.

Hier verbirgt sich also gewaltiges Potenzial für proaktives Management, das für einheitliche Standards sorgt und den reibungslosen Betrieb sichert. Entdecken Sie mit ‚Managed Meeting‘ die Lösung für professionelle hybride Zusammenarbeit und überzeugen Sie Kunden, Bewerber oder Partner in jedem Meeting.

Marc: Was macht aus Deiner Sicht die Inbetriebnahme so zentral?

Carsten: Weil wir damit den Grundstein legen, der über Erfolg oder Misserfolg der Technologien entscheidet. Die Hardware ist das eine. Die muss zeitgemäß sein und die passenden Funktionen mitbringen. Aber wenn die Technik falsch platziert, akustisch ungünstig ausgerichtet oder softwareseitig nicht sauber eingerichtet ist, kann sie nicht wirken.

Marc: Viele IT-Abteilungen erhalten die immer gleichen Anfragen zu Meetingräumen. Im Einzelfall schnell gelöst, in der Summe beanspruchen diese aber viele Kapazitäten. Was empfiehlst du Mitarbeitenden der IT im Umgang damit?

Carsten: Ich glaube, das ist eines der meistunterschätzten Themen. Meetingräume erzeugen ohne die angesprochene Standardisierung einen enormen Supportbedarf. Ein Managed Meeting-Konzept, das Updates, Support, Fernwartung und Garantiefälle übernimmt, entlastet eine IT-Abteilung massiv. So kann sich die interne IT auf Cybersecurity, moderne Architektur und strategische Weiterentwicklung konzentrieren statt auf wackelige Kabel oder defekte HDMI-Ports.

Marc: Was verändert Standardisierung aus Deiner Sicht im Arbeitsalltag?

Carsten: Sie bringt Sicherheit und Geschwindigkeit ins Unternehmen. Wenn alle Räume gleich gut funktionieren finden sich User sofort zurecht, Meetings starten wirklich pünktlich, es gibt deutlich weniger Bedienfehler. So profitieren einfach alle – Mitarbeitende, Besucher, Bewerber, Kunden – von einem konsistent professionellen Erlebnis. Damit steigt auch die Akzeptanz der Lösungen selbst und die die Meetingräume werden so wie vorgesehen genutzt. Gleichzeitig schafft Standardisierung etwas, das oft unterschätzt wird: eine stabile Basis, auf der man überhaupt erst zukunftsfähig planen kann, z. B. den Einsatz moderner KI-Systeme für Meeting-Transkriptionen.

Marc: Was bedeutet Zukunftssicherheit für Dich in diesem Kontext?

Carsten: Hardware altert. Und das schneller als es früher der Fall war. In Organisationen denken wir heute in 3-5 Jahreszyklen. Danach sind Kameras einfach technisch überholt, Kompatibilitätsprobleme mit anderen Systemen und Softwareprogrammen werden zum Thema oder Sicherheitsanforderungen werden nicht länger erfüllt.
Ein Konzept mit regelmäßigem Hardware-Refresh sorgt für Planbarkeit und hält uns automatisch auf dem aktuellen Stand.

Künstliche Intelligenz im Meetingraum

Marc: Du hast integrierte KI-Systeme erwähnt. Viele Unternehmen planen den Einsatz solcher Lösungen für Protokollierung, Zusammenfassungen oder die automatische Ableitung von To-Dos noch während des Meetings. Das kann ein riesiger Effizienz-Booster sein. Was ist aus Deiner Sicht nötig, damit die KI ihre Wirkung entfalten kann?

Carsten: Die Voraussetzungen sind ganz klar. Es braucht:

Sehr gute Mikrofonqualität
Automatische Erkennung der einzelnen Meeting-Teilnehmenden
Stabiles WLAN
Effizientes Noice Cancelling, das Hintergrundgeräusche zuverlässig filtert

Für mich ist vor allem der Ton entscheidend. KI kann nur so gut sein wie die Audio, die sie hört. Wenn der Ton schlecht ist, bringt die beste Software wenig. Damit wird gute Hardware zur Basis für gute KI-Ergebnisse.

Marc: Wenn Du aus Expertensicht drei zentrale Empfehlungen für moderne Meetingräume geben würdest, welche wären das?

Carsten: Meine Top 3 sind:

Inbetriebnahme als professionellen Prozess verstehen, der nicht mal so nebenbei laufen kann
Die Verantwortung für die Wartung und den Support auslagern, idealerweise als Managed Service
Standardisierte Räume mit regelmäßigen Hardware-Updates

Damit legt man die Grundlage für produktive, hybride und zukunftsorientierte Meetingkultur.

TIPP: Wenn Sie KI-Funktionen wie Meeting-Transkription, automatische Zusammenfassungen und Follow-ups zuverlässig nutzen möchten, sollte Ihr Audio- und Video-Setup auf dem neuesten Stand sein.

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Meetingräume als produktivitätsrelevante Infrastruktur

Von Technikfrust zu professioneller Zusammenarbeit

Unzuverlässige Technik kostet Produktivität und bindet IT-Ressourcen. Meetingräume müssen wie übrige IT-Infrastruktur betrieben werden. Planbarkeit, Verfügbarkeit und Update-Fähigkeit sind essenziell.

Standardisierung und Servicierung als größte Hebel

Einheitliche Setups reduzieren Bedienfehler und Tickets. Professionelle Einrichtung, regelmäßige Technik-Updates und Wartung sichern Verfügbarkeit und Zukunftsfähigkeit.

KI-Einsatz braucht Raumqualität

Moderne KI-Features wie Transkription und Recaps stehen und fallen mit Audio, Kamera-Setup und Netz-Stabilität. Ohne solide Basis bleibt der KI-Nutzen hinter den Erwartungen zurück.

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IHR KONTAKT

Marc Fischer
Geschäftsführer & Competence Center Konferenzraumtechnik

Telefon: 01522 8275436
E-Mail: m.fischer@erhardt-buerowelt.de

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Marc Fischer
Geschäftsführer & Competence Center Konferenzraumtechnik

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E-Mail: m.fischer@erhardt-buerowelt.de

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Carsten Urbanski, Chief Technology Officer (CTO) | IT & Digitalisierung der AfB gGmbH, und unser Geschäftsführer Marc Fischer: Ein Gespräch darüber, warum Konferenzraumtechnik heute geschäftskritisch ist und warum moderne Meetingräume mehr brauchen als gute Hardware.