DMS - Dokumentenmanagement mit System

Wer digital arbeiten möchte, benötigt ein System, auf das er sich zu 100 % verlassen kann.
Sowohl hinsichtlich der Verfügbarkeit der Daten als auch im schnellen und sauberen Umgang mit der Anwendung.
Für die digitale Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) die beste Lösung.

Mit unserer Dokumentenmanagement-Lösung bieten wir Ihnen ein zuverlässiges System, dem Sie vertrauen können.
Mit der Anwendung haben Sie nicht nur Ihre Unterlagen unter Kontrolle, sondern auch Ihre internen Prozesse.

Unser DMS wurde speziell für den Mittelstand entwickelt und auf deren Bedürfnisse zugeschnitten.
Das System wird seit über 10 Jahren erfolgreich am Markt eingesetzt und geht dabei weit über eine rechtskonforme Ablage von Dateien hinaus.
Mit Hilfe des Systems sind Sie vielmehr in der Lage Ihre Prozesse und Verfahren zu strukturieren und zu organisieren.

Unsere Lösung erfüllt alle Kriterien zur rechtskonformen Ablage Ihrer Dokumente nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Die GoBD regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung sowie die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten. Sie sind seit 01.01.2015 gültig und seit 01.01.2017 verbindlich.

Es gibt viele Einsatzmöglichkeiten für ein DMS. Die Anwendungsfälle sind dabei nahezu unbegrenzt. Die drei häufigsten Einsatzszenarien sind:

• Eingangsrechnungsverarbeitung

  
  Eingangsrechnungen gibt es in jedem Unternehmen. Zur schnellen und einfachen Bearbeitung der Rechnungen begleitet Sie unser System vom Eingang (Digitalisierung der Rechnung) bis hin zur Buchung.
  Verkürzen Sie so Ihre Durchlaufzeiten auf ein Minimum und behalten Sie den Überblick über Ihre Zahlungspflichten.



• Vertragsmanagement

  
  Verpassen Sie keine Kündigungsfristen mehr und sichern Sie sich so finanzielle Vorteile.
  Das System erinnert Sie rechtzeitig an auslaufende Verträge und liefert auch während der Laufzeit schnelle und wichtige Informationen zum Vertrag.
  Ausgehende Verträge können Sie direkt über das System erstellen und verwalten.
  



• Digitaler Postausgang (SmartMail)

  
  Mit Hilfe der SmartMail-Schnittstelle übergeben Sie Ihre Ausgangspost direkt an das E-POST Druckzentrum der Deutschen Post AG.
  Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand übernehmen die Spezialisten vor Ort.
  Sie sparen Zeit und zusätzlich Geld (z. B. reduziertes Porto).
  
  
  
  

• Belegerkennung

  
  Immer dann, wenn Sie einen Stamm an täglich wiederkehrenden Schriftstücken haben, hilft Ihnen die Belegerkennung Zeit und Kosten zu sparen.
  Einmal „antrainiert“ übernimmt das System nach Auslesen der Daten die „Verschlagwortung“ der Dokumente für Sie.
  Die ausgelesenen Daten können Sie dann auch Drittsystemen zur Verfügung stellen (z.B. Buchhaltungssoftware).



• Workflowmanagement

  
  Optimieren Sie Ihre Prozesse mit unserem intelligenten Workflowmanagement.
  Geben Sie per System den Prozessablauf (inkl. Aufgaben) vor und behalten Sie alle Fristen im Überblick, egal ob Prüfung, Freigabe, Verbuchung usw.
  Durch die flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten Ihrer Workflows entscheiden Sie, wie bei Ihnen gearbeitet wird.



• Automatische Erstellung von E-Akten

  
  Nie mehr lange Akten durchstöbern und Frust dabei schieben. Mit unseren E-Akten finden Sie alle benötigten Unterlagen im Handumdrehen.
  Und das alles von Ihrem Arbeitsplatz aus. Bequem und zuverlässig.
  Und das Beste: Ein einmaliges Hochladen der Dokumente reicht, um diese gleich mehreren Akten zuzuweisen (z.B. Projektakte und Kundenakte).



• E-Mail-Archivierung

  
  Ein Großteil des Schriftverkehrs läuft in Unternehmen heute elektronisch ab.
  Auch diese Art von Schriftverkehr unterliegt bestimmten Aufbewahrungsfristen (z.B. Regelung durch GoBD).
  Mit unserer Lösung werden alle steuerrelevanten E-Mails rechtskonform archiviert und können direkt dem Kunden, Lieferanten etc. zugeordnet werden.



• Versionierung

  
  Anhand der Versionierung können Sie immer nachweisen, wann und von wem Änderungen an den Dokumenten durchgeführt wurden.
  Alle Versionen sind jederzeit aufrufbar, so dass Sie auch die Art der Änderungen nachvollziehen können.
  Durch den Ein- und Auscheckmodus ist die parallele Bearbeitung an einem Schriftstück ausgeschlossen.



• Web Viewer

  
  Mobil bestens aufgestellt.
  Mit der mobilen Anwendung unseres Systems können Sie von jedem internetfähigen Gerät aus auf Ihre Dokumente und Aufgaben zugreifen.



• Cloud-Lösungen

  
  Unsere DMS-Lösung ist auch als Cloud-Variante einsetzbar. Die Installation einer Software in Ihrem Unternehmen entfällt hierbei komplett.
  Genießen Sie dennoch alle Vorteile und Features einer Vor-Ort-Lösung.

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