DMS-Funktionen
Das leisten unsere Systeme
Automatische Belegerkennung
Workflowmanagement inkl. Fristenüberwachung
Offene Schnittstellen zur ERP-Anbindung
Benutzer- und Rechteverwaltung
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Dokumenten Management System by Erhardt Bürowelt

Die Funktionen unserer DMS-Lösungen im Detail

Dokumentenmanagement & Prozessoptimierung

Die rechtskonforme und sichere Ablage Ihrer Dokumente in digitaler Form ist das Eine - alle damit verbundenen Prozesse abzubilden, zu optimieren und zu kontrollieren das Andere. Aus diesem Grund verbinden unsere Dokumenten Management Systeme beides - eine sichere, digitale Archivierung sowie ein modernes Workflowmanagement.

Angebunden an Drittsysteme werden unsere DMS-Lösungen zudem zur optimalen Informationsplattform in Ihrem Unternehmen. Auch von unterwegs können Sie Ihre Dokumente von allen internetfähigen Mobilgeräten aus sicher abrufen.

Erfahren Sie auf dieser Seite, welche Funktionen Ihnen unsere Dokumenten Management Systeme bieten. Gerne beraten wir Sie auch unverbindlich in einem persönlichen Gespräch.


DMS-eine runde Sache
 

1. Belegerkennung

Ein großer Teil der Korrespondenz, die täglich im Unternehmen eingeht, kommt in der Regel von nur wenigen Geschäftspartnern. Diese gleichartigen Belege wie z. B. Eingangsrechnungen lassen sich mit der Belegerkennung unserer DMS-Lösungen schnell und einfach automatisch auslesen, archivieren und die Daten an Drittsysteme  bereitstellen (z. B. Buchhaltungssoftware). Nutzen Sie die sich daraus ergebenden Vorteile für Sie.


DMS-Belegerkennung
  • Zeitersparnis durch automatische Belegerfassung
  • Qualitätssteigerung durch automatische Rechnungsprüfung
  • Automatische Datenübergabe an Drittsysteme
  • Entlastung der Mitarbeiter bei wiederkehrenden Tätigkeiten
 

2. Workflowmanagement

In jedem Unternehmen gibt es feste, vordefinierte Prozesse. Sollten diese nicht eingehalten werden, können Kosten entstehen oder Probleme auftreten. Es drohen zum Beispiel Mahnungsgebühren, sollte beim Rechnungseingangsprozess die Zahlungsfrist nicht eingehalten werden. Oder Sie verpassen die Möglichkeit, den Skonto abzuziehen. Nutzen Sie daher unsere DMS-Lösungen und bilden Sie Ihre Prozesse darin ab. Das System hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern, die Prozesse umzusetzen und Fristen einzuhalten.


DMS-Workflowmanagement
  • Administration der Wokflows ohne Programmierkenntnisse möglich
  • Automatische Prozesszuordnung Ihrer ein- und ausgehenden Dokumente
  • Eskalationsmanagement & Fristenüberwachung
  • Statusmeldungen an die zuständigen Mitarbeiter
 

3. Systemintegration

Binden Sie unsere DMS-Lösungen an Ihre bestehende Infrastruktur an, wie z. B. ERP- oder sonstige Drittsysteme. Dank offener Schnittstellen nutzen Sie die Möglichkeit des permanenten Datenabgleichs und Ihr DMS wird dadurch zur Informationsplattform Nr. 1 bei Ihrer täglichen Arbeit.


DMS-Anbindung
  • Automatisches Archivieren, Verschlagworten und Zuordnen der von Ihnen erstellten Dokumente
  • Abgriff aller benötigten Daten zur Verschlagwortung aus Drittsystemen (z.B. ERP-Systeme)
  • Direkter Aufruf von im DMS archivierten Dokumenten direkt aus Drittsystemen heraus, z. B. Eingangsrechnungen aus der Buchhaltungssoftware
 

4. Benutzer- und Rechteverwaltung

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Dokumente, sondern nur auf den für seine Arbeit erforderlichen Teil. Um dies zu gewährleisten, besitzen unsere DMS-Lösungen eine intelligente Rechteverwaltung, mit deren Hilfe Sie genau steuern können, wer was in Ihrem System sehen und machen darf.


DMS-Rechtverwaltung
  • Gruppenbildung zur Definition der Rechte im DMS
  • Rechteoptionen detailliert konfigurierbar
  • Userzugänge mit Zuordnung zu mehreren Gruppen möglich
  • Jederzeit erweiter- und änderbar, je nach Bedarf
 

5. Rechtskonformität

Der Umgang und die Archivierung sensibler Daten unterliegen strengen Vorschriften und Gesetzen. Geregelt sind diese in der EUDSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Mit unseren DMS-Lösungen erhalten Sie ein System, welches die Anforderungen aus diesen Regelwerken komplett erfüllt.


DMS-EUDSGVO_GOBD
  • Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung inkl. TOM (technisch organisatorische Maßnahmen)
  • Datenminimierung: nur Speicherung notwendiger Daten
  • Sichere Datenverarbeitung in Deutschland (Marktortsprinzip)
  • Revisionssichere Archivierung inkl. Verfahrensdokumentation
 

6. WebViewer

Oftmals benötigen Sie auch außerhalb Ihres Büros einen schnellen und sicheren Zugriff auf Ihre Dokumente. Mit dem WebViewer unserer DMS-Lösungen haben Sie jederzeit über alle internetfähigen Endgeräte einen geschützten und uneingeschränkten Zugriff auf Ihre Belege. Zudem lassen sich mit Hilfe des WebViewers Ihre Workflow-Aufgaben bequem von unterwegs erledigen.


DMS-Webviewer
  • Daten immer griffbereit von unterwegs
  • Immer auf dem neuesten Stand der Bearbeitung
  • Schnellere Geschäftsprozesse & keine Fristen verpassen
  • Höhere Flexibilität für Ihre Mitarbeiter
 

7. SmartMail

Auch wenn die Welt digitaler wird, noch immer geht eine Menge analoger Briefpost aus Ihrem Unternehmen raus. Das bedeutet für Sie: Briefe drucken, kuvertieren, frankieren und diese zum Versand bringen. Aufwand und Kosten, die Sie sich mit unserer DMS-Lösung sparen.

Im Zusammenspiel mit der zertifzierten E-POST-Schnittstelle werden Ihre Dokumente mit einem Klick versendet. Sollte der Empfänger keine E-POST nutzen, kein Problem: Dann übernehmen die Profis vom E-POST Druckzentrum Druck, Kuvertierung und Frankierung für Sie. Sparen Sie dadurch zusätzlich Porto beim Versand.


DMS-SmartMail
  • Versand Ihrer Dokumente direkt aus dem DMS heraus
  • Einsparen von wertvoller Arbeitszeit und Ressourcen
  • Weniger Materialien notwendig = Kosten sparen
  • Kostengünstiger, schneller und sicherer Versand
 

ERHARDT BÜROWELT - Ihr DMS-Partner aus der Region

Von Mannheim bis Offenburg, von Landau bis Pforzheim. Die regionale Nähe zu unseren Kunden ist ein absoluter Mehrwert unserers Betreuungsangebots. Nicht nur Remote aus der Ferne sind wir schnell für unsere Kunden da - innerhalb kürzester Zeit sind wir schnell bei Ihnen vor Ort, um Ihnen bei Fragen oder Problemen weiterzuhelfen.



170
Mitarbeiter

> 8.000
Kunden in der Erhardt-Gruppe

178
Jahre erfolgreich am Markt
 


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S.Sobiech

DMS Consultant

0721 9878-215

sobiech@erhardt-buerowelt.de

ISo 9001 Zertifikat
 
ERHARDT BÜROWELTKleinoberfeld 776135 Karlsruhe
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